Dans un contexte sans cesse plus compétitif, de nombreuses entreprises choisissent de se différencier par la technologie en général et leur Système d’Information en particulier. Les développeurs sont alors continuellement sollicités afin de procéder à des changements toujours plus nombreux et urgents, avec pour conséquence un volume et un rythme d’opérations parfois difficiles à gérer.

Cette situation peut s’avérer particulièrement délicate dans le cas des organisations de grande taille, dont les ERP gèrent les domaines métier sensibles et stratégiques. Les équipes en charge de la gestion de ces changements doivent alors affronter de multiples difficultés et parfois des exigences contradictoires, comme des procédures manuelles pléthoriques, une gestion des transports compliquée, des difficultés dans l’ordonnancement et le séquençage des transports, une surcharge de travail, des processus de test informels ou encore une surveillance sans cesse plus exigeante des auditeurs.

La pression du quotidien est telle que rares sont les équipes qui prennent le temps de mesurer le coût de ce Change Management manuel.

Gestion des changements dans SAP : la quadrature du cercle

Au sein d’un environnement SAP, les changements peuvent être de nature variée, avec du plus technique au plus fonctionnel : les correctifs d’urgence (« Emergency Fix »), la résolution de problème (« Problem Resolution »), la mise en place de Support Packs/Enhancement Packages fournis par l’éditeur du logiciel, les améliorations métier mineures (« Small Business Enhancement ») ou les améliorations métier majeures (« Large Business Project »).

Toutefois, quelle que soit la nature de ces changements, leur gestion dans un contexte SAP est complexe et constitue un défi considérable pour de nombreuses organisations. En moyenne, une entité utilisatrice de SAP procède à plusieurs milliers de changements SAP par an. Selon leur nature, les changements ne suivront pas forcément les mêmes chemins de transport et ne devront pas recueillir les mêmes approbations.

Par ailleurs, les équipes métier recourent souvent à des environnements SAP variés (ERP, BI, CRM, APO, etc.). Chacun de ces environnements dispose à son tour de ses propres systèmes de développement, test, qualité, production, créant ainsi un réseau de chemins de transport complexe et donc propice aux erreurs.

Cette diversité de cas ainsi que le volume à traiter s’accompagnent de problématiques de mise en priorité, de gestion et de déploiement des changements SAP, tout cela devant être exécuté rapidement en s’attachant à minimiser les risques, à conserver le contrôle, à respecter la gouvernance, à obéir aux exigences de conformité et à faire preuve d’agilité.

Ainsi, qu’il s’agisse de résolution d’incident, de BAU ou de projets, la gestion des changements s’avère être une tâche délicate et complexe pour les équipes Change and Release SAP, avec souvent comme solution proposée la mise en place de processus de gestion rigides et compliqués voire amphigouriques.

Heureusement, cette situation peut être facilement et rapidement améliorée grâce à la mise en place d’un outil d’automatisation et d’optimisation des processus de gestion des changements. Cette mise en place, bien qu’elle représente un gain de productivité et une réduction des risques indéniables pour les organisations, se heurte néanmoins souvent à des réticences de la part de ces organisations.

Les entreprises ne connaissent pas le coût de leur Change Management

Outre l’appréhension de devoir modifier (et surtout rationaliser et industrialiser) ses modes de fonctionnement souvent enracinés depuis un certain temps, on rencontre également généralement l’argument des coûts induits par l’implémentation d’une solution d’automatisation du Change Management. Cet argument est facilement levé par l’inventaire des coûts déjà induits par la gestion des changements SAP (manuelle ou semi-automatisée dans des outils développés en interne) et qu’une solution logicielle adéquate permet de réduire rapidement.

Ainsi, selon les données collectées auprès de nos clients, nous avons pu estimer que le Change Management manuel peut mobiliser à lui seul les équipes SAP près de 13 300 h/an, ce qui représente 8,3 ETP dédiés à la gestion des changements (en se basant sur la durée légale de travail de 1 607 h/an en France). En valorisant ces heures, on obtient 844 400  €/an consacré à la gestion des changements pour un volume moyen de 2 900 transports par an, soit un coût de 291 €/changement.

La réduction des coûts par l’automatisation

La mise en place d’un outil d’automatisation du contrôle des changements SAP aide à diminuer de façon significative cette enveloppe. En agissant sur les différents éléments constitutifs du coût de gestion des changements, Rev-Trac Platinum permet ainsi de réduire en moyenne de 35 % le temps passé soit 293 500  €/an en moyenne ou 2,9 ETP.

Le pourcentage de réduction est bien sûr fonction du type de coût. Ainsi, par exemple, si la réduction n’est que de 10 % pour la résolution d’erreurs en DEV, elle atteint généralement 80 % pour la gestion des développements parallèles ou 70 % pour les coûts Basis de migration. On observe ainsi une Pay-Back Period très courte pour cet outil, accompagnée évidemment d’éléments plus intangibles mais néanmoins très appréciables comme la réduction des risques ou l’accélération et le renforcement de la maîtrise du processus.

Article écrit par Mathilde Régnier-Dulout, directrice générale adjointe chez Invarture.

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